Freie Universität Berlin European Studies Program

  • Freie Universität Berlin European Studies Program

     

    Anmeldung und Vertragsschluss von Teilnehmenden am FU-BEST Programm (Freie Universität Berlin European Studies Program)

    Für die Anmeldung bzw. zur Vertragsdurchführung benötigen wir von Studierenden folgende Angaben: Vorname, Nachname, Anrede (Geschlecht), Anschrift (Postadresse), Rufnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Passkopie, Foto, Notfallkontakt (Name, Art des Kontakts, z.B. Verwandtschaftsgrad, Rufnummer und E-Mail-Adresse), Heimathochschule, Studienfach (Haupt- und Nebenfach), Studienjahr und Vorkenntnisse in Deutsch, Kursauswahl bzw. Präferenzangaben zur Fächerauswahl. Die Daten werden anschließend in die Datenbank Sycamore (https://sycamoreeducation.com/) übertragen und dort gespeichert.

    Bei Auswahl der Zahlungsoption Kreditkarte benötigen wir für Abrechnungszwecke die Kreditkartendaten der Studierenden (Name und Anschrift des Kreditkarteninhabers, Kreditkartenbetreiber, Kreditkartennummer, Ablaufdatum, dreistellige Kartenprüfnummer).

    Anmeldung und Vertragsschluss von Teilnehmenden am FU-BEST Internship Programm

    Für die Anmeldung bzw. zur Vertragsdurchführung benötigen wir von den Teilnehmenden folgende Angaben: Vorname, Nachname, Anrede (Geschlecht), Anschrift (Postadresse), Rufnummer, E-Mail-Adresse, Skype-Kontakt, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Passkopie, Foto, Notfallkontakt (Name, Art des Kontakts, z.B. Verwandtschaftsgrad, Rufnummer und E-Mail-Adresse), Heimathochschule, Studienfach (Haupt- und Nebenfach), Studienjahr, Präferenzen bezüglich möglicher Internship- Optionen, vollständiger Lebenslauf und Motivationsschreiben.

    Bei Auswahl der Zahlungsoption Kreditkarte benötigen wir für Abrechnungszwecke die Kreditkartendaten der Teilnehmenden (Name und Anschrift des Kreditkarteninhabers, Kreditkartenbetreiber, Kreditkartennummer, Ablaufdatum, dreistellige Kartenprüfnummer).

    Serviceleistungen

    Zur Erbringung von Serviceleistungen (z.B. Unterbringung, Versicherung, Wochen- und Tagesexkursionen etc.) werden ggf. personenbezogene Daten von der ERG Universitätsservice GmbH an Servicepartner übermittelt. Falls noch kein Vertragsverhältnis bestehen sollte und Sie der ERG Universitätsservice GmbH personenbezogene Daten überlassen, verpflichtet sich die ERG Universitätsservice GmbH vorab schriftlich zur Geheimhaltung.

    Immatrikulation: Teilnehmende füllen den Online-Antrag auf Immatrikulation der Freien Universität Berlin aus. FU-BEST erhält unterschriebene Erklärungen der Studierenden über die Anerkennung der Datenschutzrichtlinien und limitierten Studiendauer an der Freien Universität während ihrer Teilnahme am Programm sowie einen ausgefüllten Antrag auf Befreiung der Versicherungspflicht durch die Allgemeine Ortskrankenkasse (AOK). Auf Basis des Immatrikulationsantrages stellt die Freie Universität den FU-BEST-Studierenden Ausweise (CampusCard) und FU-Accounts (Computernetzwerk und WLAN) zur Verfügung. Im Antrag auf Immatrikulation benötigt die Freie Universität Berlin folgende Angaben: Vorname, Nachname, Anrede (Geschlecht), E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Jahr und Land der Hochschulzugangsberechtigung, Angaben zu früheren Studienzeiten in Deutschland (Name der Hochschule, Semester und Jahr der Immatrikulation), Universität der Erstimmatrikulation, Beginn des Erststudiums, Heimathochschule, Studienfach und Zeitpunkt des Studienabschlusses. Für die Befreiung von der Versicherungspflicht benötigen FU-BEST sowie die AOK folgende Angaben: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anrede (Geschlecht), Staatsangehörigkeit.

    An- und Abmeldung im Bürgeramt und der Ausländerbehörde: Um einenreibungslosen Ablauf der An- und Abmeldung aller Studierenden in Berlin zu gewährleisten, unterstützt FU-BEST die Studierenden beim Ausfüllen der jeweiligen Formulare und leitet diese an die jeweiligen Behörden weiter. Abgefragt werden Informationen die für die Anmeldung einer Wohnung und die Beantragung eines Aufenthaltstitels gemäß Bundesmeldegesetz und Aufenthaltsgesetz relevant sind.

    Gastfamilien-Fragebogen: Teilnehmende, die die Unterbringungsoption Gastfamilie wählen, füllen den dazugehörigen Fragebogen aus. Der Fragebogen wird von FU-BEST an eine externe Gastfamilien-Koordinatorin weiter geleitet, die die Zuordnung zwischen Teilnehmenden und Gastfamilie herstellt. In diesem Fragebogen werden von FU-BEST folgende Informationen abgefragt: Vorname, Nachname, Anrede (Geschlecht), Anschrift (Postadresse), Rufnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Heimatland, Heimatuniversität, Studienfach, Deutschlevel, Allergien, medizinische Besonderheiten, Besonderheiten in der Ernährungsweise, Raucher/Nichtraucher, persönliche Präferenz bezüglich dem Zusammenleben mit Tieren und Kleinkindern.

    Tandem- und Volunteering-Fragebogen: Im Rahmen des Programms vermittelt FU-BEST auf Wunsch der Studierenden Sprachtandems und ehrenamtliche Tätigkeiten auf Basis persönlicher Vorlieben und Daten der Teilnehmenden. Dazu füllen interessierte Teilnehmende einen Fragebogen aus.

    Zur Vermittlung von Tandem-Partnern bitten wir die Studierenden um folgende Informationen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Alter, Geschlecht, Wohnort in Berlin, Sprachkenntnisse, Studienfach, Hobbies, sonstige Interessen, Präferenz in Bezug auf Tandempartner.

    Zur Vermittlung von Studierenden an Freiwilligenstellen benötigen wir folgende Angaben: Vorname, Nachname, Wohnort in Berlin, Deutschlevel, bisherige Erfahrungen im Freiwilligendienst, zeitliche Verfügbarkeiten, Interessensfelder im Freiwilligendienst.

    FU-BEST-Zeugnis: Nach Abschluss des Programms stellen wir allen Teilnehmenden ein Zeugnis aus. Gedruckte Zeugnisse werden der Abteilung IV: Internationales zur Unterschrift vorgelegt.

    Formular zur Zeugnisnachbestellung: Möchten Teilnehmende später ein Zeugnis nachbestellen, füllen sie das dafür zuständige Formular aus und übermitteln dieses zusammen mit ihren Kreditkartendaten an FU-BEST. Im zuständigen Formular benötigt FU-BEST folgende Informationen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummer, Kreditkartendaten (Name und Anschrift des Kreditkarteninhabers, Kreditkartenbetreiber, Kreditkartennummer, Ablaufdatum, dreistellige Kartenprüfnummer).

    Weitere Bereiche, in denen FU-BEST Daten von Teilnehmenden verarbeitet bzw. an Dritte weitergibt:

    -          Kommunikation mit Partnerhochschulen und Partnerorganisationen

    -          Unterbringungspartner (z.B. Zuordnung der Zimmer und Apartments)

    -          Exkursionspartner (z.B. Anmeldung für das Bundeskanzleramt, Unterbringung auf der Exkursionsreise)

    -          Interne Namenslisten der Kursteilnehmenden für Dozierende

    -          Marketing-E-Mails an Alumni

     

    Übermittlung in Drittländer nur mit Einwilligung der Betroffenen und nach genauer Belehrung über die Risiken. Sie Art. 49 DSGVO, insbesondere lit. a. ggf. auch c.