Bereich Gastwissenschaftler

• Mieter:  übermitteln diese Daten mittels Mieterfragebogen (Webseite)
• Vermieter: übermitteln diese Daten mittels Exposévorlage (PDF-Formular Webseite)

Diese Daten werden in Exceltabellen gepflegt und auf Wunsch an Wohnungsinteressenten weitergeleitet. Die Daten erscheinen nicht öffentlich.

Bereich Universität der Künste und Bereich Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin

Studierende übermitteln mittels Onlineformular folgende Daten:

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Adresse
• Telefon
• E-Mail Adresse

Diese werden automatisch bei Anmeldung in der Datenbank gespeichert.

Bereich Berlin Mathematical School

Studierende übermitteln mittels PDF-Formular folgende Daten (mit Unterschrift):

• Gender
• Firstname
• Familyname
• Citizenship
• Birthday
• Email
• Telephone
• Street
• Zipcode
• City
• Country
• Exchange Program
• Homeuniversity
• Field of Study
• Comments

Diese Daten werden in eine Excel Tabelle erfasst.

Unterbringung Erasmus-Studierende FU Berlin:

• Jedes Semester melden sich Studenten über dieses Anmeldeformular (erstellt von Sewobe, integriert hier auf unserer Webseite) an. Das heißt wir haben Angaben zu Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, E-Mail, Anschrift, Telefonnummer, Heimatuniversität und Studienfach von allen Studenten, die sich über das Formular anmelden. Diese Daten werden in der Datenbank von Sewobe und auf unserem Laufwerk (I) gespeichert.
• Des Weiteren werden die Daten von den Studenten, die einen Wohnheimplatz erhalten, an die jeweiligen Vermieter weitergeleitet (für die Erstellung der Mieterlisten und Mietverträge). Das sind zurzeit: Studierendenwerk Berlin, Studentendorf Schlachtensee, Neon Wood und Berlinovo.
• Für die Optionen Neon Wood und Berlinovo erfragen wir auch eine Kopie des Passes/Personalausweises und eine Immatrikulationsbescheinigung und leiten diese an die Vermieter weiter.

Unterbringung Studierende ERG:

• Die ERG hat ein Kontingent an Apartments bei der Akademia Residenz. Für die Reservierung werden ebenfalls alle oben genannten Daten abgefragt. Die Mietverträge werden samt Passkopie in der Buchhaltung (Original) und bei uns im Büro (Kopie) gelagert.

Unterbringung Studierende FUBiS:

• Unterbringungspartner (z.B. Zuordnung der Zimmer und Apartments, Weiterleitung der Gastfamilien-Fragebögen an eine externe Gastfamilien-Koordinatorin)

• Gastfamilien-Fragebogen (Homestay): Teilnehmer, die die Unterbringungsoption Gastfamilie wählen, füllen einen Fragebogen aus. Den Fragebogen leitet FUBiS an eine externe Gastfamilien-Koordinatorin weiter, die die Zuordnung zwischen Teilnehmer und Gastfamilie herstellt. In diesem Fragebogen benötigt FUBiS folgende Angaben: Vorname, Nachname, Anrede (Geschlecht), Anschrift (Postadresse), Rufnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Heimatland, Heimatuniversität, Studienfach, Familienmitglieder und Verwandtschaftsbeziehung, Allergien, medizinische Besonderheiten, Besonderheiten in der Ernährungsweise und Raucher/Nichtraucher.

• Anmeldungen (Studentenwohnheime) Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, E-Mail, Anschrift, Telefonnummer, Heimatuniversität und Studienfach von allen Studenten.

• Die o.g. Daten, werden zum Teil oder gesamt an die Housing-Partner (Studierendenwerk Berlin, Studentendorf Schlachtensee, Akademia Residenz, Steps-Hotel) per Mail weitergeleitet.

Wir verarbeiten Ihre Kundendaten mit der Verwaltungssoftware des Premiumanbieters SEWOBE GmbH mit Sitz in Augsburg und sehr langer Erfahrung im Bereich der Online-Verwaltung. Die SEWOBE speichert diese Daten in einem deutschen Rechenzentrum.
Wir erteilen Zugriffsrechte auf Ihre Kundendaten (oder Mitgliederdaten) sind nur an autorisierten Personen und schulen unsere Mitarbeiter, die zur Verschwiegenheit verpflichtet, regelmäßig.