Freie Universität Berlin International Summer and Winter University (FUBiS)

Anmeldung und Vertragsschluss

Für die Anmeldung bzw. zur Vertragsdurchführung benötigen wir folgende Angaben: Vorname, Nachname, Anrede (Geschlecht), Anschrift (Postadresse), Rufnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Passnummer, Notfallkontakt (Name, Art des Kontakts, z.B. Verwandtschaftsgrad, Anschrift, Rufnummer und E-Mail-Adresse), Heimathochschule, Studienfach (Haupt- und Nebenfach), Studienjahr und Vorkenntnisse in Deutsch. Im Zuge der Anmeldung erhalten Sie eine interne Kundennummer. Die Gebühren für die Teilnahme am Programm ermitteln wir auf Basis der von Ihnen bei der Anmeldung ausgewählten Kurse und weiteren Serviceleistungen (z.B. Unterbringung, Versicherung und Exkursionen). Bei Auswahl der Zahlungsoption Kreditkarte benötigen wir Ihre Kreditkartendaten (Name und Anschrift des Kreditkarteninhabers, Kreditkartenbetreiber, Kreditkartennummer, Ablaufdatum, dreistellige Kartenprüfnummer) für Abrechnungszwecke.

Serviceleistungen

Zur Erbringung von Serviceleistungen (z.B. Unterbringung, Versicherung, Exkursionen) werden ggf. personenbezogene Daten von der ERG Universitätsservice GmbH an Servicepartner übermittelt. Falls noch kein Vertragsverhältnis bestehen sollte und Sie der ERG Universitätsservice GmbH personenbezogene Daten überlassen, verpflichtet sich die ERG Universitätsservice GmbH vorab schriftlich zur Geheimhaltung.

Newsletter

Für die Anmeldung zum Newsletter benötigen wir folgende Angaben: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Die Angabe des Titels, der Heimatuniversität und des Heimatlandes ist freiwillig. Interessierte können sich über das Newsletter-Formular auf der FUBiS-Website für den Newsletter anmelden. Programmteilnehmer haben die Möglichkeit, sich im Anmeldeformular für den FUBiS-Newsletter anzumelden.

Weitere Bereiche, in denen FUBiS Daten von Teilnehmern verarbeitet bzw. an Dritte weitergibt:

Immatrikulation: Teilnehmer füllen einen Antrag auf Immatrikulation aus. FUBiS holt den Antrag auf Immatrikulation im Namen der FU von den Teilnehmern ein und leitet die Anträge an die Studierendenverwaltung der FU weiter. Auf Basis des Immatrikulationsantrages stellt die FU den FUBiS-Studierenden Ausweise (CampusCard) und FU-Accounts (Computernetzwerk und WLAN) zur Verfügung. Im Antrag auf Immatrikulation benötigt die Freie Universität Berlin folgende Angaben: Vorname, Nachname, Anrede (Geschlecht), E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Jahr und Land der Hochschulzugangsberechtigung, Angaben zu früheren Studienzeiten in Deutschland (Name der Hochschule, Semester und Jahr der Immatrikulation), Universität der Erstimmatrikulation, Beginn des Erststudiums, Heimathochschule, Studienfach und Zeitpunkt des Studienabschlusses.

Gastfamilien-Fragebogen: Teilnehmer, die die Unterbringungsoption Gastfamilie wählen, füllen einen Fragebogen aus. Den Fragebogen leitet FUBiS an eine externe Gastfamilien-Koordinatorin weiter, die die Zuordnung zwischen Teilnehmer und Gastfamilie herstellt. In diesem Fragebogen benötigt FUBiS folgende Angaben: Vorname, Nachname, Anrede (Geschlecht), Anschrift (Postadresse), Rufnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Heimatland, Heimatuniversität, Studienfach, Familienmitglieder und Verwandtschaftsbeziehung, Allergien, medizinische Besonderheiten, Besonderheiten in der Ernährungsweise und Raucher/Nichtraucher.

FUBiS-Zeugnis: Wir stellen allen Teilnehmern ein Zeugnis nach Abschluss des Programms aus.

Formular zur Zeugnisnachbestellung: Wenn Teilnehmer später ein Zeugnis nachbestellen möchten, füllen sie dafür ein Formular uns und übermitteln ihre Kreditkartendaten an uns.

Wo übermitteln wir Daten an Dritte:
  • Kommunikation mit Partnerhochschulen und Partnerorganisationen (z.B. um Status eines bereits angemeldeten Teilnehmers zu überprüfen)
  • Kommunikation mit Studierendenverwaltung (z.B. Immatrikulation)
  • Unterbringungspartner (z.B. Zuordnung der Zimmer und Apartments, Weiterleitung der Gastfamilien-Fragebögen an eine externe Gastfamilien-Koordinatorin)
  • Exkursionspartner (z.B. Anmeldung für den Reichstag, Unterbringung im Hostel)
  • Geduckte Zeugnisse gehen an die Abteilung IV zur Unterschrift
  • Namenslisten der Kursteilnehmer an Dozierende
  • Auswahlsitzung ERG-Stipendien
Marketing:
  • Mailings an Interessenten (Sonderprogramme/neue Kurse/sonstige Kurse/DAAD) aus alten Kontaktdatenbanken (entstanden aus Online-Recherchen).
  • Alumni: Ambassador; Befragung (2013)/Infos spezifisch für Alumni à z.B. über FU-BEST
  • für Vorstellungsgespräche nutzen Facebook, LinkedIn, Skype