Postgraduierten-Studiengang Europawissenschaften Berlin

Die allgemeinste Form der Datenspeicherung betrifft die E-Mail-Kommunikation mit sämtlichen externen Akteuren. Die Koordination des Programms verfügt über zwei Funktionsaccounts (sekretariat@... und koordination@europawissenschaften-berlin.de). Darüber hinaus bedienen alle Programmmitarbeiter einen persönlichen FU-Account, den sie ebenfalls für die Kommunikation nach außen einsetzen. Alle E-Mails verbleiben auf dem ZEDAT-Server (entweder in ‚aktiver‘ Form in den Posteingängen oder, bei gelegentlicher Überfüllung der Postfächer in archivierter Form auf dem Server).

Welche personenbezogenen Daten werden speziell erhoben?
  • Zunächst unterteilen wir in vier Personengruppen zu unterteilen, mit deren Daten wir arbeiten. Dies sind Studierende (Fellows), Bewerber, Absolventen und Dozenten.
  • Studierende: sämtliche Eck- und Kontaktdaten (Name, Geburtstag, Geburtsort, Geschlecht, Wohnort, Nationalität, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ausbildungs- und Berufsbiographie); diese Daten werden aus den eingereichten Bewerbungsunterlagen erhoben, die ebenfalls auf dem Laufwerk des Programms abgespeichert sind
  • Studienbezogene Details: Matrikel-Nr., Vollzeit- oder Teilzeit-Status, Ort der Immatrikulation (FU/TU) Zahlungsmodalitäten (Voll- oder TZ, ggf. Sondervereinbarungen wie Ratenzahlungsverträge o.ä.), Studienverlaufspläne, Kurs- und Eventbelegungen, Studien- und Prüfungsleistungen (Seminararbeiten, Präsentationen, Klausuren, Projekte, von den Dozenten ausgestellte), gesondert ausgestellte Bescheinigungen (z.B. für Praktika, Bürgerämter, Ausländerbehörde etc.), Praktikumsinformationen (was, wo, wann) sowie verschiedene Berichte, die die Fellows im Laufe des Studiums einreichen (Projektmanagementbericht, Praktikumsbericht etc.), Evaluationsergebnisse besuchter Kurse (anonymisiert)
  • Bildmaterial: Porträtfotos sowie Bildmaterial verschiedener Events während des Studienjahrs
  • Bewerber: Eck- und Kontaktdaten wie bei den Studierenden (die ja, bevor sie Studierende werden, alle das Stadium ‚Bewerber/Interessent durchlaufen)
  • Absolventen: alle Punkte wie bei den Studierenden, hinzu kommen Informationen über den Verbleib von Absolventen, sofern die Absolventen uns diese zur Verfügung stellen; im Abstand einiger Jahre führen wir eine Verbleibsstudie und Programmevaluation unter unseren Absolventen durch, deren Ergebnisse auf dem Laufwerk des Programms gespeichert werden
  • Dozenten: Eck- und Kontaktdaten, weitgehend wie bei den Studierenden; darüber hinaus auf Grundlage dieser Informationen erstellte Kurzbiographien für die Verwendung auf der Website des Programms; außerdem Dokumente mit Informationen zu den Kursen, welche die Dozenten  anbieten (Syllabi)
Wie werden diese Daten verarbeitet und an wen werden sie weitergeleitet?
  • Bewerber und Studierende: Eck- und Kontaktdaten werden der gemeinsamen Kommission (GK) des Studiengangs zur Verfügung gestellt, um über Zulassung zum Programm zu entscheiden; auf Nachfrage erhalten die GK-Mitglieder auch Zugang zu den Bewerbungsunterlagen; einzelne Details (Geburstdatum, und –ort, Passnummer) werden für Buchungen und Anmeldungen zu programmbezogenen Veranstaltungen genutzt (Flugbuchung nach Brüssel, Anmeldung zu Besuchen bei politischen Institutionen in Brüssel und Berlin)
  • Die Eck- und Kontaktdaten der Studierenden sowie teilweise die Studienbezogenen Details werden den Mitarbeitern der Studierendenverwaltung sowie einzelnen Mitarbeitern der ERG Universitätsservice GmbH zur Verfügung gestellt, um insbesondere Immatrikulationen, Exmatrikulationen und Rückmeldungen zu Folgesemestern bearbeiten und nachvollziehen zu können; auch für eventuelle Statuswechsel von Vollzeit zu Teilzeit oder andersherum werden diese Daten von der Studierendenverwaltung genutzt
  • Des Weiteren bekommen unsere Dozenten vor Beginn ihres Kurses eine Liste mit Namen, E-Mail-Adresse, Matrikelnummern und einer kurzen Angabe zum professionellen Hintergrund ihrer Kursteilnehmer per E-Mail übersandt
  • Bildmaterial: Auf der Programmwebsite werden die Porträtfotos und Kurzbiographien der Fellows mit deren (mündlichem) Einverständnis angezeigt; Ebenso werden Fotos von Exkursionen und extracurricularen Aktivitäten hin und wieder auf die Website geladen; insbesondere diese Bilder erscheinen gemeinsam mit kurzen Beschreibungstexten auch im Newsfeed der Facebook-Seite des Programms
  • Absolventen: Alle Punkte identisch wie bei den Studierenden; zusätzlich plant die Koordination, pro Jahrgang einen Alumni-Botschafter einzusetzen und auf der Website zu platzieren, der sich zur Kontaktaufnahme und Informationsbereitstellung für Interessenten und Bewerber zur Verfügung stellt (nicht mit persönlichen Kontaktdaten auf der Website sondern über die Koordination); des Weiteren sind auf der Website Porträtfotos und Meinungsstatements einiger Alumni zum Programm einzusehen; diese Daten wurden mit dem schriftlichen Einverständnis der jeweiligen Alumni erhoben und publiziert
  • Dozenten: Die biographischen Daten der Dozenten werden in kurzen Texten zusammengefasst und gemeinsam mit Porträtfotos auf der Website des Programms zu Informationszwecken für Studierende und Interessenten angezeigt
Soziale Medien:
  • Das Programm nutzt Facebook für seine eigene Öffentlichkeitsarbeit; insbesondere Bildmaterial laufender extracurricularer Aktivitäten wird hier publiziert; auch Bewerbungsaufrufe oder Ausschreibungen für SHK-Stellen werden hier geteilt; die Facebookseite des Programms wird von Koordination und SHK betreut und gepflegt; es bestehen Untergruppen für die jeweiligen Jahrgänge, in welchen diese Informationen teilen und auf interessante Zusatztermine aufmerksam gemacht werden
  • Skype: Das Programm verfügt über einen Skype-Account, der im Ausnahmefall bei Prüfungen eingesetzt wird, um Distanzen zwischen Prüfern und Prüflingen zu überbrücken; hier werden lediglich die Benutzernamen der jeweiligen Skype-Kontakte gespeichert
  • Wir haben außerdem eine Linkedin-Gruppe