1. Verarbeitungsprozesse / Zweck und Empfänger

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich den zu erbringenden Service­leistungen der ERG Universitätsservice GmbH, die

• der Erfüllung von Interessens- und vorvertraglichen Maßnahmen dienen oder
• auf einem Vertrag basieren oder
• gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen.

Ihre Daten können ggfs. an folgende Empfänger übermittelt werden:

• Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO (z.B. Rechenzentrum) im Zuge der Auftragsverarbeitung.
• Sonstige Dritte im Rahmen der Funktionsübertragung.
• Öffentliche Stellen aufgrund rechtlicher Vorschriften.

Eine Übermittlung Ihrer Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. der Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht. Weitere Informationen finden Sie auch in Kapitel II, Ziffer 2

1.1 Besuche auf der ERG Universitätsservice GmbH Website

In Verbindung mit Ihrem Zugriff auf die ERG Universitätsservice GmbH Website werden allgemeine Informationen, sog. Server-Log-Files, automatisch protokolliert: Hierzu gehören Browsertyp und -version, Betriebssystem, Name und zugehörige Verweildauer der aufgerufenen Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugangs, verwendete Suchmaschinen, Namen heruntergeladener Dateien sowie die Referrer URL und Ihre IP (Internet Protocol)-Adresse.
Die statistische Auswertung der Datensätze erfolgt ausschließlich anonymisiert. Weitere Auswertungen dienen der technischen Optimierung der ERG Universitätsservice GmbH Website. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen kombiniert.
Die ERG Universitätsservice GmbH behält sich jedoch eine nachträgliche Prüfung von Protokolldaten vor, falls ein berechtigter Verdacht der rechtswidrigen Nutzung besteht.

1.2 Vertragsschluss

Für die Aufnahme als Mitglied bzw. zur Vertragsdurchführung benötigen wir Angaben zu Ihrem Namen, Anschrift (Postadresse), Rufnummern sowie E-Mail-Adressen und ggf. Geburtsdatum und Sie erhalten bei Vertragsabschluss eine Kunden-/Mitgliedsnummer.
Die Beiträge ermitteln wir auf Basis Ihres Kunden oder Mitgliedsstands, und Ihre Bankverbindung (SEPA-Mandat) wird für Abrechnungszwecke benötigt.

1.3 Serviceleistungen

Zur Erbringung von Serviceleistungen (z.B. Datenmigrationen) werden ggf. weitere (besondere) personenbezogene Daten an die ERG Universitätsservice GmbH übermittelt. Falls noch kein Vertragsverhältnis bestehen sollte und Sie der ERG Universitätsservice GmbH personenbezogene Daten überlassen, verpflichtet sich die ERG Universitätsservice GmbH vorab schriftlich zur Geheimhaltung.

1.4 E-Mail

Wir nutzen das Unix-Mail-System. Der Rechner Mail.ZEDAT.FU-Berlin.DE nimmt alle E-Mails entgegen und veranlasst sofort einen Viren-Scan. Sofern Sie Kontakt mit uns per Mail aufnehmen, benötigen wir Angaben, die es uns ermöglichen, mit Ihnen zu kommunizieren. Diese Angaben umfassen zumindest Ihren Namen, E-Mail-Adresse sowie der Grund Ihrer Anfrage. Wir löschen alle Angaben, wenn der Grund zur Kontaktaufnahme entfallen ist und gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen.

1.5. Newsletter

Auf den o.g. Sites und Subdomains besteht die Möglichkeit, kostenfreie Newsletter oder andere kostenfreie Service-Informationen per E-Mail zu abonnieren. Dabei werden bei der Anmeldung die Daten aus dem Anmeldeformular an den/die inhaltlich verantwortliche Stelle übermittelt. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zu einem Newsletter ist bei Vorliegen einer Einwilligung Artikel 6, Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die Erhebung der E-Mail-Adresse der Nutzer/innen dient dazu, einen Newsletter zuzustellen. Die E-Mail-Adresse des/der Nutzers/Nutzerin wird solange gespeichert wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist.

Das Abonnement des Newsletters kann durch den/die Nutzer/in jederzeit gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in einem Newsletter in der Regel ein entsprechender Link. Bei weiteren Fragen können Sie sich an die Zentrale Online-Redaktion unter datenschutz[at]erggmbh.de wenden.

1.6 Service via TeamViewer

Gestatten Sie uns die Kommunikation mittels TeamViewer Zugang zu Ihren Daten, so unterliegen Ihre Inhalte der Geheimhaltung. Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig geschult und haben eine Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung unterzeichnet, die auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fortdauert. Die Inhalte einer TeamViewer Sitzung, die abrechnungspflichtig sind, speichern wir, bis die gesetzliche Grundlagen hierzu entfallen sind.

1.7 Telefonische Kontaktaufnahme

Bei einer telefonischen Kontaktaufnahme ist es für uns notwendig, Sie als berechtigten Ansprechpartner identifizieren zu können. Bitte halten Sie Ihre Mitgliedsnummer bereit. Mitteilungen über Änderungen einer Eintragung könne nur über die Angabe Ihrer Mitgliedsnummer abgegeben werden. Wir speichern die Namen der Anrufer und den Grund Ihres Anrufs bis dieser Grund entfallen ist und gesetzliche Anforderungen dem nicht entgegenstehen.

1.8 Chat/Bewerbungsgespräche

Die ERG Universitätsservice GmbH setzt in der Chat Kommunikation Komponenten von skype.com ein. Erfasst wird neben den überlassenen Daten auch die IP Adresse und der Zeitpunkt des Chats. Sowie der Grund Ihrer Anfrage entfallen ist, werden die Chatdaten von uns gelöscht.

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber/-in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der ERG Universitätsservice GmbH keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

2. Profilerstellung / Werbung

Ihre Daten verwenden wir weder zur Erstellung von Persönlichkeitsprofilen noch leiten wir diese an Dritte zu Werbezwecken oder zum Verkauf weiter.
Sollte die ERG Universitätsservice GmbH gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sein, werden wir Ihre Daten an auskunftsberechtigte Stellen übermitteln.

3. Speichern personenbezogener Daten

Daten, die Sie zur Verarbeitung an die ERG Universitätsservice GmbH senden, werden bei der Übertragung zu unseren eigenen Servern bzw. zu Servern von externen deutschen Rechenzentren verschlüsselt. Zur Verschlüsselung verwendet die ERG Universitätsservice GmbH den gängigen SSL Code (Secure Socket Layer Protocol). Alle Zugriffe und Zugriffsversuche werden protokolliert. Bitte achten Sie deshalb auf aktuelle Browserversionen.
Werden von der ERG Universitätsservice GmbH personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an Dienstleister weitergeleitet, so sind diese an die jeweils gültigen Rechtsvorschriften gebunden.

4. Aufbewahrungs- und Löschfristen 4.1 Fristen

Die Speicherung von IP Adressen erfolgt aus Gründen der Datensicherheit sowie der Gewährleistung der Stabilität und der Betriebssicherheit des Systems. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den jeweils gültigen Gesetzesvorgaben. Ihre personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

4.2 Ihre Daten im Falle einer Kündigung

Sie sind und bleiben Alleinberechtigter an Ihren Daten. Im Falle einer Kündigung Ihres Vertrages beachten Sie bitte, dass Sie die Daten über die Vertragslaufzeit hinaus sichern müssen, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

5. Dozententätigkeiten

Die ERG Universitätsservice GmbH verarbeitet in Kooperation mit der FU-Berlin, personenbezogene Daten von DozentInnen, die durch die Vertragsbindung mit der DozentInnen oder im Rahmen der Lehrtätigkeit entstehen.
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt datenschutzkonform und ausschließlich zweckgebunden, d.h. es werden nur vertragsrelevante Daten erfasst, zu deren Verarbeitung die DozentInnen vertraglich zugestimmt haben und über deren Verwendung Einigkeit besteht.
Alle relevanten Verarbeitungsvorgänge, die die Zusammenarbeit mit DozentInnen betreffen, richten sich nach den Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Hierzu hat die ERG Universitätsservice GmbH alle betreffenden datenschutzkonformen Verarbeitungen von personenbezogenen Daten analysiert und deren Abläufe im Datenschutzmanagementsystem dokumentiert. Von der Erhebung bis zur ordnungsgemäßen Löschung sind alle wichtigen Verarbeitungsmaßnahmen erfasst und werden von den Verantwortlichen regelmäßig evaluiert.
Auskünfte zur Ausübung von Rechten betroffener Dozent*innen erteilt die ERG Universitätsservice GmbH unter datenschutz@erggmbh.de.
Im Rahmen der Tätigkeit von DozentInnen, können Online-Vorlesungen notwendig sein, auch um Inhalte längerfristig abrufbereit zu halten.
Informationen zu den jeweiligen Softwareanbietern werden in diesen Datenschutzhinweisen unter „V. Analysedienste / Drittanbieter“ bzw. unter folgendem Link bereitgehalten: https://www.erggmbh.de/datenschutz/5analysedienste-_-Einbindung-von-Drittanbietern1/index.html
Im nachfolgenden Inhaltsverzeichnis können Sie sich über die Zwecke und Inhalte der weiteren Programme informieren, die im Auftrag der ERG Universitätsservice GmbH in Kooperation mit der FU-Berlin durchgeführt werden und die Sie ggf. betreffen.